采购档案管理方法

一、目地：确保采购档案材料的真实有效、一致性和实效性，不可仿冒、伪造、掩藏或是私自销毁。

二、应用领域：采购主题活动中产生的具备考查、运用和储存使用价值的文本、工程图纸、数据图表、声像、硬盘、光碟等不一样媒介的历史数据开展搜集、查看、派发。

三、归档范畴： 公司采购档案的归档范畴包含：

（一）公司采购方案实行文件

1.采购年度工作计划与月度方案（立即原材料、间接材料、辅助材料等）

2.采购方案实行文件（经审核的订单信息，月度零星订购合同与采购申请单一起归档)

3.交货的检测纪录团本。（检测报告、竣工验收报告）

4.每月交货状况统计分析表（交货完成率）

（二）公司采购早期提前准备文件

1.采购框架合同、合同书与供应商的技术方案、质量协议、保密协议，合同评审表；

2.审查早期状况归纳汇报或交涉汇报，包含失效供应商名册及表明、*备选供应商名册，价格商讨状况

3.采购方法变更申请书审批（供应商转换、供应商的工程项目变便），合同书依规填补、改动、中断或停止等有关纪录（包括配件变便纪录）。；

4.采购文件及采购人确定纪录，包含供货方审查、评审实施方案、审查整顿纪录等相关文件、 材料。供货方递交的P**文件等。

5..采购发供货方公函、通告以及变动事宜、改动表明，；

6..选购采购物资供应、服务项目相对应的达标供应商名册（**准许）；

7.供应商资质审查情况汇报；审查纪录

（三）公司采购招标会（含进行的申请办理、交涉、询价采购、*）文件

1.采购招标会文件原件，包含相关文件、材料等；

2.在采购招标会截止时间前，供应商对提交的采购回应文件开展填补、改动或撤销的纪录；

3.接纳供应商招投标（交涉、价格）的纪录；

4.开标一览表；

5.招标合同书以及对应的技术性、质量协议规范，新项目审查纪录。

5.投标（交涉、询价采购）全过程相关纪录，包含采购新项目试品送到纪录；

6.投标（交涉、询价采购）全过程中别的需记述的事宜。

(四）别的文件

1.供应商怀疑品质、原材料与处理方式纪录及回应；

2.供应商投诉书、突发事件处理相关公文、突发事件处理决策；

3.采购全过程中的音像制品音频材料;

4.别的必须归档的材料。

四、 搜集管理方法：　各采购部特定采购助手承担采购档案的管理方法，并创建岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办工作人员或责任者将该采购新项目的整套文件原材料开展搜集整理后交档案管理者归档。采购框架合同，由经办工作人员或责任者次月10号前把上月与供货方协作状况的相对应材料搜集整理后交档案管理者归档。

五、 归档规定：

（一）采购档案内容齐备详细；

（二）采购档案规格型号统一，文件、材料拿纸规格型号一律选用国家标准A4纸（施工图纸可依据实际情况明确）

（三）采购档案正常情况下应用初始件，不能用影印件取代（影印件须经单位负责人签名备注名称正本主要用途）；

（四）采购档案中的签字、印鉴章办理手续齐备，主页应该有“采购档案文件目录”字眼；有利于存放和运用。

（五）档案管理者应加强归档档案的管理方法，依照归档内容规定，承担搜集、梳理、立卷、订装、定编文件目录，并确保采购档案的标志清楚合理，保证采购档案*性存放、储放井然有序、查看便捷；光碟、硬盘等没法装订的应在档案中统一识别码数据库索引，独立储存。

（六）目的性物资供应按类型、先后顺序开展识别码归档，档内档案原材料依照采购工作内容排序分别为方案、计划实行文件、交货检测纪录、每月交货状况统计分析表。

（七） 招标会采购档案依照先后顺序开展识别码归档，卷内档案原材料依照采购工作内容排序，先后为新项目进行实行文件、新项目采购提前准备文件、新项目投标（交涉、询价采购）文件、新项目审查文件、新项目采购合同书文件、工程验收文件以及它文件材料。

（八）供应商档案按达标供应商名单识别码开展归档，档内档案原材料按供应商企业营业执照、税务登记、机构组织机构代码、设备清单，供应商品商协义、技术方案、质量协议，供应产品清单、工程图纸、P**材料。供应商供应业绩考核按月归档。

（九）采购档案（招标有关档案）的储存限期需从采购完毕之日起不少于十年。

非招标（交易量）供应商的采购相对应文件存放限期需从采购完毕之日起不少于五年；采购全过程中视频录制的音频、录影材料存放限期从采购完毕之日起不少于五年。磁介质，电子器件物质交给企业统一存放；采购全过程中由供应商制做的新项目试品，需从采购完毕之日的十五个工作中内由采购企业相关负责人通告有关供应商自主领到或退还。

六、档案应用：

（一）采购档案没经档案管理者备案并经采购部责任人准许，不可私自查看、打印或外借采购档案。（经理以上岗位可以同时找助手备案查阅。各单位科长经采购部责任人允许后可以查看。采购部工作人员可查看自身工作中区域内的相关资料，经采购部责任人允许后可查看其他材料）

（二）档案应用单位解决档案的信息保密、*性和详细承担，不可散播、破损、修改、借于、拆开、抽换。

（三）采购新项目档案管理者工作中变化，应按照规定申请办理档案转交办理手续，并经采购部责任人签名确定。

七、档案销毁： 采购档案，应按下列程序流程销毁：

（一）档案管理者明确提出档案销毁明细及销毁建议，并登记造册；

（二）销毁意见报主要负责人审批报企业总经办报备；

（三）销毁采购档案时，应邀约企业牵涉到相对应档案的平级单位工作人员参与当场监销；

（四）销毁采购档案前，档案存放工作人员和当场监销工作人员，应用心核查核对销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签字。